電話した相手が不在の時

私は、電話をしたときに相手が不在だった場合は、

「またあとで、かけなおします。」
「お戻りになる時間はお分かりですか？」
「○○の用件で連絡したことだけお伝えください。」

と、電話に出られた方には迷惑ですが、確認と言付だけお願いしてます。

一般的に、仕事上で電話して相手が不在だったとき、

「戻られたら、折り返しお電話いただけますか？」

という流れ、多いと思います。

でも、この流れ、電話された相手のこと考えていないなぁ～と感じてます。


電話された相手からすれば、

『用事があるのは相手なのに、こちらから電話させられて、自分の大事な時間を潰される。。。。』

『こちらから電話をしてから、初めて要件を聞かされて、即座に回答を求められても。。。』

みなさんは、電話した相手が不在だったとき、どのような対応されてますか？

相手に負担にならない対応はないでしょうか？


追伸：
基本的に私は、仕事上で電話をかけることをできる限り避けています。
電話は、唐突に相手を束縛し、相手の時間を奪うもの、自分がされたら嫌なので、自分からの電話は控えています。
どうしても電話しなければいけない時でも、事前に詳細をメールで送付しておいてから、確認・補足のために短時間だけ電話することにしています。
電話している間は仕事・成果物作れませんからね。

メールのやり取り

メールを受け取った時、メール本文だけでは、すべてを読み取れないことが多いですよね。
その時、どのようなメールで返信しますか？


「会議を開きますので出席者を選出してください。」


から

「選出しました。」　

というやり取りをみました。


「選出しました」　だけで、誰を選出したのかは書かれていないんです。選出を依頼された人、言われたことだけやって、何も考えずに返答してるんです。

会議主催者は、会議開催通知や資料配布、事前の調整など、出席者といろいろ情報共有する必要があります。主催者は、選出された参加者のメーリングリストを作成し、事前に情報共有したかったかもしれません。それが、選出された人が不明なままでは、主催者と出席者の情報共有が直接できなくなり、選出してくれた人経由の間接的な情報連携になります。選出してくれた人が間に入って情報連携させるため、手間と時間が2倍以上かかることになり、誰にとってメリットがありません。

最低でも、選出した人の連絡方法＋メールアドレスぐらいは伝えてあげたいですよね。


私がメールを受け取ったときは、メール本文から5W1H(or2H)を確認して、メールを送ってきた目的を探ります。

①今、何をやっていて

②これから何をしなければいけないのか？
　（最終目的は何か？）

を考えます。

この①と②の間で、メールを送信してきた訳なので、
②の手助けになるだろう的な返信メールを作成します。


上っ面の把握だけからの返答では、密度の高い情報交換ができず、だらだらと時間と手間ばかりかかってしまいますよね。

キーボードの打刻音！！

キーボードをたたく音が、異様に大きな人がいます。

特に気になる近くの人、ノートＰＣのキーストロークが浅いキーボードなのに、よくそこまで大きな音が出せるものだと感心しちゃいます。

キーボードを痛めることより、指を痛めないのか心配になるくらいです。

文字の確定の時、改行の時、enterを連打！！！　部屋中に響き渡ります。

それを目の前の席で延々と続けられたら、気になって自分の仕事に集中できません。

どうしてそんなに力を入れてキーをたたかなければいけないのか？　文字の入力より、音を出すことがメインなのでは？

『俺は、仕事しているぞ！！』感を表したいんでしょうか？

私だけかもしれませんが、キーボードの打刻音の大きい人は、仕事ができないけど、プライドが高い人が多いように感じます。

仕事ができる人は、そんなに騒がしくしません。周りのことも、しっかり気にして邪魔な音も控え気味です。

プライド高い・自己満足の君！
もっとスマートに仕事してくれないかなぁ～

会話の中の「まあ」の使われ方

「これは○○なんです。まあ、△△なんですけど。」

と、仕事で説明してくれる相手が、必ず「まあ」で話を補足するんです。

説明の追加だったり、否定の話だったり、その時々でまちまちです。
その「まあ」の後の話が長くなるので、もともと話してくれた内容が、記憶に残りにくいんですよね。

この人、メールや資料は使わず、口頭説明ばかりなので、聞きながらメモを取るんですけど、
「まあ」の後の話が、本題よりも長い話になっちゃうと、どこまで聞けばよいのか、次の話に早くいって欲しいのに。。とか、

気になったので、「まあ」について調べたら、次の論文を見つけました。

川上恭子(1993)「談話における「まあ」の用法と機能(一)：応用型用法の分類」
園田国文 14, pp69-78

結論的に言えば、「まあ」の基本的な意味とは「いろいろ問題はあるにしても、ここでひとまずおおまかにひきくくって述べる」という「概言」という姿勢・態度に求められる。この「概言」という姿勢が、場合によってさまざまな意味の姿となって現れてくるのである。
と、いかにも曖昧な話のまとめ方の代表例のようなことのようです。
「場合によってさまざまな意味の姿」とは、

二　判定要求質問文に対する回答
　消極的肯定・同意
　消極的否定・反論
　応答回避

三　平叙文・詠嘆文に対する反応
　適当な応答
　直接性回避
　視点転換
　応答回避
　言いよどみ
　消極的承諾
　婉曲的断り
　応答無視
　共感・同情
　なだめ
　意見・忠告
　諦め
　譲歩
　推定・見解
　切り捨て

何をとっても、避ける、かわす　など、「断言」せずに問題先送り、日本人の陥りがちな会話ですね。こんな調子で仕事の話をされたら、どこまで、何を信じて行動すればいいのか判りませんよね。

私はできる限り仕事では「まあ」は使わないようにしようと思います。

tsū 始めました。＃1

最近話題になってる tsū を始めました。
tsū  は、ツーじゃなく、tを発音せず、スーと呼びます。

利用者に広告収入のフィードバックがあるということで、結構話題になってます。
招待制であることから、毛嫌いする人もいますが、
tsū は、利用者が費用や会費を支払う必要がありません。
普通に使ってる分には、金銭的な被害にあうようなことはないはずです

私が登録したのは11月17日、
初めは、何をどうすれば良いのか判らず、他の利用者の投稿から情報収集、
いろいろ試しながら使っていました。
でも、他の利用者もまだ手探り状態、いろんな噂や勘違いな情報も氾濫する中、
経験から、徐々に利用方法、成果の出し方が分かり出してきた感じです。

今の所は、PV（ページビュー）が上がれば、
報酬が多くなるという意見が多いようです。
どうすればPVを増やせるのか？
 → 投稿を見てくれる総数を増やす →友達を増やす
ということから、まずはMax5000friendsを目指し、
今日12月7日19時過ぎに5000friendsを達成できました。*\(^o^)/*

今のtsū は、Facebookみたいな、相手の投稿にコメントやいいね！をつけ、
メッセージを送ってから、友達申請するようなことはしません。
みんなが一斉に友達を増やすことが目標なので、
申請すること、申請が届いたら承認すること が当たり前で動いています。
これは、tsū が始まったばかりの今だけルールで、ある程度落ち着いたら、
Facebookの友達申請みたいな感じになっていくのかもしれません。

興味があれば、私のtsūから登録して、覗いてみてください。

友達の増やし方を含め、判らないことは、
tsū の messages から、気軽に問い合わせてくださって結構です。
知っている情報の限りお答えします。

難敵！

昨日は、仕事上の難敵との対決でした。

前日に2時間かけて、質問から私の考える回答になるような言い回しでメール作成、周りの人に確認しても、必ず私の考えている回答にたどり着くと確信を持ってメールを発信！

昨日の朝一で回答が届いたけど、難敵の彼には理解してもらえなかったようです。

全然こちらの意図を理解していない勝手な思い込みの回答をもらい、途方に暮れる。。。

仕方ないので電話でメールの意図を説明したけど、一向に私の思う回答へたどり着けない。。。

短気な私にしては辛抱強く20分も話したんですけどね。。。

もう根気負け、彼の「上司と話をしたい」と提案、
そしたら10分後、その上司から電話が。。。
「（問題の）彼から訳のわからない話をされたけど、一向に意味不明？」
「イライラして途中で電話切っちゃった！」

「でも話の流れでは、こんな感じかなぁ〜」

と、私の求めていた『ピッタリな回答』が提示されました。

やっぱり話が通じていなかったのは、問題の彼だけだったようです。

問題の彼、メール・電話・会議・すべてのコミュニケーションで、話がずれていきます。

人の話が理解できない＋自分の思いを伝えられない、でも、本人は、解決に向けて話を進めていると確信しているところが、一番混乱しちゃうところなんです。
彼以外は、話の筋がずれて、結論にたどり着けないことが、途中で見えちゃうんです。

問題の彼、事務局なんて担当しているため、多く人とかかわりあう立場なんです。
そのかかわった人みんなから、話が通じないと彼の上司にクレームが。。。。
彼の上司も、ほとほと困っています。

こういう難敵とはできるだけ一緒に仕事をしたくないですね。時間と労力だけかけて、結果・成果にたどり着けませんから。。。。

難敵の彼の周りの人を有効に使って、
彼と直接かかわりあわないように調整しないといけませんね。

三角電話。

今日、部下の情けない行動を見てしまって…

キーマン3人で共同して一つの結論を出さなけれないけない状況で、3人が一堂に集まって一挙に結論出せばいいだけなのに…

いろんな言い訳し集まらず、それぞれ2人ずつで話をするもんだから、その会話に入っていない人を逃げ道に結論を先延ばし…一向に話はまとまりません。

今日気付きました！！    これを「三角電話」と呼ぶことにします。

目の前で聞いていても結論出す気がないのがミエミエで、こいつら長話してるけど無駄なことが判ってしまって、会話していることにイラつき出しちゃいました。
結論出す気のない無駄な時間を費やす奴ら、会社にとって迷惑ですよね。
本人気づいていないかもしれないけど、上司はしっかり見て、感じているんです。
これじゃ絶対、評価は下がりますよね。