おしゃべりが仕事？

仕事を進めるとき、必ず関係者に電話で相談、長時間拘束して最終的に方向性は決まるけど、結論は出ていない。。。
全ての関係者に電話して意識合わせするんだったら、メールで一斉送信すれば済むはずなんだよなぁ。

就業時間中、長電話してる　or
誰かと話をしている　ことがほとんど。。。

『話をしている』＝『仕事をしている』と勘違いしている。

いかに効率的に方向性を決めて、行動し、成果を出すかが仕事のはずなのに、人と話しているとき、成果物なんて作れるわけない。仕事の結果となる成果物が無いなので、無駄に時間を使っている意識も無く、「仕事が多い」「忙しい」と言いながら残業するはめになっていることも気づかない。


結果として、就業時間だけは長いので、「自分はいっぱい仕事しているんだ」と自慢するんだよね。成果は、人並み or それ以下なのに、時間ばかりかかっている人、生産性が低い証明なんだけど自分じゃ頑張ってると勘違いしっぱなし。また、残業がある程度以上になると、上から目を付けられるので、残業してないように見せかけるため、タイムカードは残業前に退社を打刻して、自分からのサービス残業まですることまでしている浅ましさ。

今時、こんな輩が残っていること自体がおかしな環境に感じる。

自分が経営者の立場で考えれば、一日中、話だけして成果の出ない奴に給料あげたくないと思うはず。
ムダ残　を減らしてくれないと、利益　減らしていくんだよなぁ～

電話した相手が不在の時

私は、電話をしたときに相手が不在だった場合は、

「またあとで、かけなおします。」
「お戻りになる時間はお分かりですか？」
「○○の用件で連絡したことだけお伝えください。」

と、電話に出られた方には迷惑ですが、確認と言付だけお願いしてます。

一般的に、仕事上で電話して相手が不在だったとき、

「戻られたら、折り返しお電話いただけますか？」

という流れ、多いと思います。

でも、この流れ、電話された相手のこと考えていないなぁ～と感じてます。


電話された相手からすれば、

『用事があるのは相手なのに、こちらから電話させられて、自分の大事な時間を潰される。。。。』

『こちらから電話をしてから、初めて要件を聞かされて、即座に回答を求められても。。。』

みなさんは、電話した相手が不在だったとき、どのような対応されてますか？

相手に負担にならない対応はないでしょうか？


追伸：
基本的に私は、仕事上で電話をかけることをできる限り避けています。
電話は、唐突に相手を束縛し、相手の時間を奪うもの、自分がされたら嫌なので、自分からの電話は控えています。
どうしても電話しなければいけない時でも、事前に詳細をメールで送付しておいてから、確認・補足のために短時間だけ電話することにしています。
電話している間は仕事・成果物作れませんからね。

メールのやり取り

メールを受け取った時、メール本文だけでは、すべてを読み取れないことが多いですよね。
その時、どのようなメールで返信しますか？


「会議を開きますので出席者を選出してください。」


から

「選出しました。」　

というやり取りをみました。


「選出しました」　だけで、誰を選出したのかは書かれていないんです。選出を依頼された人、言われたことだけやって、何も考えずに返答してるんです。

会議主催者は、会議開催通知や資料配布、事前の調整など、出席者といろいろ情報共有する必要があります。主催者は、選出された参加者のメーリングリストを作成し、事前に情報共有したかったかもしれません。それが、選出された人が不明なままでは、主催者と出席者の情報共有が直接できなくなり、選出してくれた人経由の間接的な情報連携になります。選出してくれた人が間に入って情報連携させるため、手間と時間が2倍以上かかることになり、誰にとってメリットがありません。

最低でも、選出した人の連絡方法＋メールアドレスぐらいは伝えてあげたいですよね。


私がメールを受け取ったときは、メール本文から5W1H(or2H)を確認して、メールを送ってきた目的を探ります。

①今、何をやっていて

②これから何をしなければいけないのか？
　（最終目的は何か？）

を考えます。

この①と②の間で、メールを送信してきた訳なので、
②の手助けになるだろう的な返信メールを作成します。


上っ面の把握だけからの返答では、密度の高い情報交換ができず、だらだらと時間と手間ばかりかかってしまいますよね。

キーボードの打刻音！！

キーボードをたたく音が、異様に大きな人がいます。

特に気になる近くの人、ノートＰＣのキーストロークが浅いキーボードなのに、よくそこまで大きな音が出せるものだと感心しちゃいます。

キーボードを痛めることより、指を痛めないのか心配になるくらいです。

文字の確定の時、改行の時、enterを連打！！！　部屋中に響き渡ります。

それを目の前の席で延々と続けられたら、気になって自分の仕事に集中できません。

どうしてそんなに力を入れてキーをたたかなければいけないのか？　文字の入力より、音を出すことがメインなのでは？

『俺は、仕事しているぞ！！』感を表したいんでしょうか？

私だけかもしれませんが、キーボードの打刻音の大きい人は、仕事ができないけど、プライドが高い人が多いように感じます。

仕事ができる人は、そんなに騒がしくしません。周りのことも、しっかり気にして邪魔な音も控え気味です。

プライド高い・自己満足の君！
もっとスマートに仕事してくれないかなぁ～

会話の中の「まあ」の使われ方

「これは○○なんです。まあ、△△なんですけど。」

と、仕事で説明してくれる相手が、必ず「まあ」で話を補足するんです。

説明の追加だったり、否定の話だったり、その時々でまちまちです。
その「まあ」の後の話が長くなるので、もともと話してくれた内容が、記憶に残りにくいんですよね。

この人、メールや資料は使わず、口頭説明ばかりなので、聞きながらメモを取るんですけど、
「まあ」の後の話が、本題よりも長い話になっちゃうと、どこまで聞けばよいのか、次の話に早くいって欲しいのに。。とか、

気になったので、「まあ」について調べたら、次の論文を見つけました。

川上恭子(1993)「談話における「まあ」の用法と機能(一)：応用型用法の分類」
園田国文 14, pp69-78

結論的に言えば、「まあ」の基本的な意味とは「いろいろ問題はあるにしても、ここでひとまずおおまかにひきくくって述べる」という「概言」という姿勢・態度に求められる。この「概言」という姿勢が、場合によってさまざまな意味の姿となって現れてくるのである。
と、いかにも曖昧な話のまとめ方の代表例のようなことのようです。
「場合によってさまざまな意味の姿」とは、

二　判定要求質問文に対する回答
　消極的肯定・同意
　消極的否定・反論
　応答回避

三　平叙文・詠嘆文に対する反応
　適当な応答
　直接性回避
　視点転換
　応答回避
　言いよどみ
　消極的承諾
　婉曲的断り
　応答無視
　共感・同情
　なだめ
　意見・忠告
　諦め
　譲歩
　推定・見解
　切り捨て

何をとっても、避ける、かわす　など、「断言」せずに問題先送り、日本人の陥りがちな会話ですね。こんな調子で仕事の話をされたら、どこまで、何を信じて行動すればいいのか判りませんよね。

私はできる限り仕事では「まあ」は使わないようにしようと思います。