メールのやり取り

メールを受け取った時、メール本文だけでは、すべてを読み取れないことが多いですよね。
その時、どのようなメールで返信しますか？


「会議を開きますので出席者を選出してください。」


から

「選出しました。」　

というやり取りをみました。


「選出しました」　だけで、誰を選出したのかは書かれていないんです。選出を依頼された人、言われたことだけやって、何も考えずに返答してるんです。

会議主催者は、会議開催通知や資料配布、事前の調整など、出席者といろいろ情報共有する必要があります。主催者は、選出された参加者のメーリングリストを作成し、事前に情報共有したかったかもしれません。それが、選出された人が不明なままでは、主催者と出席者の情報共有が直接できなくなり、選出してくれた人経由の間接的な情報連携になります。選出してくれた人が間に入って情報連携させるため、手間と時間が2倍以上かかることになり、誰にとってメリットがありません。

最低でも、選出した人の連絡方法＋メールアドレスぐらいは伝えてあげたいですよね。


私がメールを受け取ったときは、メール本文から5W1H(or2H)を確認して、メールを送ってきた目的を探ります。

①今、何をやっていて

②これから何をしなければいけないのか？
　（最終目的は何か？）

を考えます。

この①と②の間で、メールを送信してきた訳なので、
②の手助けになるだろう的な返信メールを作成します。


上っ面の把握だけからの返答では、密度の高い情報交換ができず、だらだらと時間と手間ばかりかかってしまいますよね。